O que checar antes de assumir o condomínio?

Quando se é eleito síndico, principalmente quando não se tem experiência anterior no cargo, é muito importante saber por onde começar.

O volume de responsabilidades é enorme. E para você não ficar perdido em meio a tantas demandas e documentos, separamos, aqui, tudo o que deve ser checado por quem acabou de começar na função.

Veja o passo a passo do que deve ser do seu conhecimento, desde a assembleia de eleição até seu primeiro dia de mandato, para que a sua gestão comece com o pé direito!

FUI ELEITO!

Com a anuência da assembleia, você foi o escolhido para cuidar do condomínio no próximo mandato. Parabéns! No momento da assembleia é importante que você:

Saiba quais são os documentos básicos do condomínio, e quando irá recebe-los

Tenha um prazo, que conste na ata da assembleia, para o início do seu mandato.

SOBRE A ÚLTIMA GESTÃO

É importante que o novo síndico converse com o anterior sobre a administração do condomínio.

Procure seu antecessor para uma conversa

Seja pró-ativo e não deixe “para lá” itens que não estavam recebendo a atenção devida, como AVCB vencido ou uma manutenção obrigatória, como a de para-raios

Caso perceba irregularidades na gestão anterior, peça esclarecimentos. Caso não haja explicação plausível, pode-se levar para a assembleia a necessidade de uma auditoria nas contas

Envie uma carta de apresentação para os moradores, contando como deseja fazer a sua gestão.

ASSUNTOS ADMINISTRATIVOS

A parte de documentação de um condomínio é enorme, e grande parte dos síndicos opta por contratar os serviços de uma administradora para ajudar com isso, entre outros aspectos da gestão.

Veja os documentos que não podem faltar:

Cartão de CNPJ;

Folhas de ponto de funcionários; Livro de Inspeção do Trabalho; Escritura de Convenção;

Regulamento Interno; Livros de Atas de assembleia; Pastas de Prestações de Contas;

Planilhas de Orçamentos; Plantas do Condomínio;

Certificados Operacionais e Ocupacionais (PPRA, PCMSO, PDSA-Proteção de surtos atmosféricos, Higienização de Reservatórios de Água, Desobstrução e limpeza de Caixas de Gordura, Desinsetização);

Comprovantes de pagamentos efetuados (notas fiscais);

Lista de moradores atualizada;

Todos os contratos de prestação de serviço;

RIA – Relatório de Inspeção Anual dos Elevadores (São Paulo);

AVCB;

Habite-se anterior; Brigada de incêndio; Análise de água; Plantas do condomínio;

Certificados de dedetização, limpeza de caixas d’água e outros serviços realizados;

FUNCIONÁRIOS PRÓPRIOS X TERCEIRIZADOS

Funcionários são o maior gasto do condomínio. Por isso, é importante acompanhar os seguintes aspectos:

Se há excesso de horas extras, caso sejam funcionários próprios

Verificar se o condomínio está em dia com a legislação, como PPRA, PCMO, entre outros

Se os direitos trabalhistas e previdenciários estão sendo pagos – prover esse tipo de informação deve constar em contrato, no caso de empresa terceirizada

Checar se os salários e horas extras estão sendo pagos corretamente

Pedir uma pesquisa sobre a saúde financeira da empresa terceirizadora evitando, assim, problemas futuros para a sua gestão, como ações trabalhistas

ANÁLISE FINANCEIRA DO CONDOMÍNIO

O dinheiro do condomínio deve ser tratado com a maior responsabilidade e cuidado possível, afinal, é um dinheiro de todos! É fundamental que o síndico recém-eleito se aprofunde nessa análise, para entender o momento atual do condomínio

Estudar os doze últimos meses do condomínio, pela pasta de prestação de contas. Foque, especialmente, nos três últimos balancetes, dessa forma é possível entender melhor a saúde financeira do condomínio e seu perfil de gastos

Comparar a previsão orçamentária com o que foi realmente gasto ajuda a perceber se há dinheiro faltando (ou sobrando) e onde,  e como fazer para melhorar o equilíbrio das contas

Conhecer bem a inadimplência do condomínio, e tomar medidas para erradicá-la. Saber se o problema é a impontualidade de alguns condôminos ou a inadimplência crônica de outros ajuda a saber quais medidas tomar para melhorar a saúde financeira do condomínio

Informar-se sobre possíveis investimentos do condomínio: saber quanto estão rendendo, quais as garantias oferecidas, etc.

Estar a par dos acordos feitos com os inadimplentes e se certificar que os mesmos estão sendo cumpridos. Também vale saber se esses valores estão sendo lançados corretamente nos balancetes do condomínio.

CUIDADOS COM A INFRAESTRUTURA DO CONDOMÍNIO

Cuidar das áreas comuns do condomínio e sua estrutura é de suma importância. É um dos pontos que mais pode trazer segurança à sua gestão, uma vez que uma das obrigações legais do síndico é, justamente, zelar pelas áreas comuns. Veja alguns cuidados que não podem faltar:

AVCB em dia: o Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros é um “guarda-chuva” que demonstra que diversos itens de segurança do condomínio estão em conformidade com a legislação

Extintores de incêndio: checar se esse tipo de equipamento está dentro do vencimento e com a manutenção em dia, além de não ter sofrido vandalismo

Obras em andamento: caso haja alguma benfeitoria iniciada pelo seu antecessor, é fundamental se inteirar do que já foi feito e das etapas que estão por vir. Conhecer o orçamento, principalmente se o mesmo já foi ultrapassado, também é importante

Inspeção com zelador ou gerente predial: esse funcionário é o “braço operacional” do síndico no condomínio. Checar as áreas comuns e ouvir as opiniões do profissional é bastante valioso, já que o mesmo está observando e cuidando, todos os dias, desses locais

Plantas do condomínio: plantas elétricas e hidráulicas do condomínio são importantes para quando um morador quiser fazer uma reforma. O síndico deve dispor desses documentos, seja em papel, CD ou pendrive

Imagens das áreas comuns: registrar o estado das áreas comuns logo no início do mandato ajuda o síndico a documentar as mudanças efetuadas durante a sua gestão. Também o resguarda de possíveis acusações sobre desgastes e problemas cuja origem são anteriores ao exercício da função

SEGURANÇA DO CONDOMÍNIO

A sensação de segurança é um dos diferenciais para quem opta por morar em condomínio. No primeiro momento vale checar:

O bom funcionamento de itens como CFTV, cerca elétrica e portões de pedestre e automóveis e se há necessidade de comprar novos equipamentos

Se os funcionários e moradores conhecem bem, e seguem, os procedimentos de segurança.

AO ASSUMIR O CONDOMÍNIO

Quando for assumir o cargo, há “detalhes” que fazem toda a diferença. Cuidados que se não forem executados, podem atrapalhar a sua gestão.

Procure a administradora do condomínio, faça uma visita e converse com quem atende o seu empreendimento

Atualização de dados na Receita Federal, para que seja possível atualizar o certificado digital. Dessa forma, o pagamento de tributos e funcionários segue dentro da sua normalidade

Atualização de dados no banco: sem isso, a conta bancária do condomínio pode ser bloqueada, o que não seria uma boa forma de começar a sua gestão.

ASSEMBLEIA DE APRESENTAÇÃO

Depois de um ou dois meses do início do seu mandato, é importante convocar uma assembleia para mostrar a situação global do condomínio. Depois de seguir as dicas acima, você pode:

Dar um panorama das contas e da situação financeira do local

Mostrar como estão as áreas comuns e suas propostas de melhoria

Ouvir as demandas dos moradores