O que é a implantação de um condomínio?

A fase de implantação de um condomínio ocorre entre a entrega do Habite-se do condomínio até um ano após a assembleia de instalação, aproximadamente. É durante esse período que o condomínio vai desenvolver sua identidade e dinâmica própria– afinal, nada nasce pronto, e condomínios não são exceção.

Durante a fase de implantação é extremamente importante que o síndico tome diversos cuidados de forma a preservar o patrimônio de todos, e que também busque empresas parceiras que colaborem no sentido de que sua gestão seja bem sucedida: seja no aspecto de manutenção, financeiro ou no trato com os condôminos.

Como todos são novos no local, as dúvidas são mais numerosas nesse período de vida do condomínio. O objetivo desse e-book é ajudar os síndicos eleitos durante esse tempo chamado “implantação do condomínio”.

A assembleia de instalação deve ocorrer apenas após a liberação do habite-se por parte da prefeitura, que, assim, sinaliza que o condomínio está apto para ser usado com segurança.

O habite-se é um documento expedido pelo município do condomínio e atesta que aquele local está apto para ser habitado. Geralmente é a construtora/incorporadora que cuida de providenciar essa documentação. Esse documento é fundamental, já que é  a  prova que o condomínio foi finalizado pela construtora. Sem ele, não é possível registrar o imóvel no nome do proprietário, e nem  ter  a certeza de que a edificação está pronta para ser habitada.

É na assembleia de instalação que ocorre a chamada “instalação do condomínio”. Com a eleição do novo síndico e do conselho consultivo, que passam a representar legalmente o condomínio, se dá por encerrada a fase de obras no local.

Nesse encontro também deve ser votada e aprovada uma previsão orçamentária e a taxa condominial a ser paga mensalmente. Geralmente,   quem   elabora   esse   ponto   é   uma   administradora de condomínios, empresa parceira que ajuda o síndico a gerir o empreendimento, que foi escolhida pela construtora.

Enxoval

Além da previsão orçamentária, deve-se também aprovar uma verba para o chamado “enxoval” do condomínio, ou seja, lixeiras, tapetes, carrinhos, equipamentos de uso e convivência nas área comuns.

Esse item também pode ser orçado pela administradora, uma vez que a empresa pode, devido a sua experiência, oferecer um bom parâmetro de quanto será gasto com isso. Vale lembrar que aqui o correto é orçar sempre o mesmo serviço ou produto com, no mínimo, três empresas.

Previsão orçamentária

No orçamento para o primeiro ano do condomínio devem constar os seguintes itens:

• Mão-de-obra utilizada no condomínio
• Contas de água, luz e gás
• Contratos de prestação de serviço. A manutenção correta de equipamentos como elevadores, bombas, geradores, etc. evita que esses itens percam a garantia oferecida pela construtora
• Despesas diversas, como seguro do condomínio, despesas bancárias, cópias, pequenos reparos,
• Porcentagem do investido com a administradora

Obtendo o CNPJ

A primeira coisa que o síndico eleito deve fazer é adquirir o CNPJ (Cadastro Nacional das Pessoas Jurídicas). O trâmite deve ser feito no site da Receita Federal. Para tirar o CNPJ, entre outros documentos, deve-se ter em mãos o DBE (Documento Básico de Entrada) assinado pelo síndico, a ata da assembleia que o elegeu, e a convenção geral do condomínio registrada em cartório. A administradora contratada, geralmente, auxilia na burocracia e providencia o registro e emissão do CNPJ para o síndico. Só após ter o CNPJ o condomínio consegue firmar contratos de longo prazo, contratar funcionários próprios e empresas para manutenção dos equipamentos.

É também apenas com o CNPJ do condomínio, e com a seu certificado digital próprio, que o síndico consegue se inscrever no e-Social. Assim, trâmites trabalhistas dos futuros funcionários também conseguirão se desenrolar sem problemas.

• Seguro: outro ponto importante da regularização do empreendimento é a contratação do seguro para o condomínio, que, segundo o artigo 346 do Código Civil, é obrigatório por lei

Desdobro do IPTU

Enquanto o imóvel não está dividido em apartamentos ou unidades imobiliárias no registro municipal, o IPTU é  cobrado  de  forma integral. A  partir  do  desdobramento  do  empreendimento  em imóveis independentes para cada titular, o síndico, com a ajuda da administradora, pede o desdobro do IPTU, de forma a ficar também individualizado em conformidade com a lei de cada município.

Cadastro de Economias na Sabesp (condomínios de SP)

Se o condomínio fica localizado em São Paulo e for abastecido pela Sabesp (Companhia de Saneamento Básico do Estado de São Paulo), os moradores poderão cortar gastos nas suas despesas mensais com água.

O cadastro por economias é um sistema que a empresa utiliza para calcular o consumo de água por meio  da  divisão  do  metro  cúbico (m³) pela quantidade de unidades imobiliárias, fazendo com que o escalonamento de consumo saia mais barato para cada condômino.

No caso, o síndico pode pedir à administradora que entre em contato com a companhia para providenciar a mudança.

Com a assembleia de instalação realizada, o condomínio regularizado e começando a tomar vida, dessa vez, uma assembleia geral extraordinária (convocada de acordo com a convenção do condomínio) pode ser útil para que se decida sobre os seguintes temas:

• Envidraçamento de sacadas: se essa possibilidade existir, é muito importante aprovar um padrão a ser seguido por Em alguns condomínios, deve-se fazer com fornecedores cadastrados. Em outros, basta seguir o que foi aprovado em assembleia. Quórum necessário: dois terços dos condôminos. Outros itens como a instalação correta de ar condicionado e modelo de tela de segurança a serem usados no condomínio.

• Cobrança dos inadimplentes: É fundamental que as regras sejam claras nesse quesito. Deve-se decidir pontos como quanto tempo esperar para entrar com ação judicial, se o condomínio pode protestar o devedor (se na região assim for possível), etc.. Quórum necessário: dois terços (caso altere algo que esteja na convenção). Se for para adicionar decisões, maioria

• Individualização de medição de água e gás: Quando possível, aprovar investimentos que trazem economia e valorização para o condomínio. Quórum necessário: 50% de todos os condôminos, mais

ATUALIZAÇÃO DO REGULAMENTO INTERNO E CONVENÇÃO:

Após alguns meses de uso das áreas comuns fica mais fácil observar como a comunidade deve se comportar nesses locais, e ainda identificar pontos importantes a serem adequados na convenção.

• Quórum necessário para alteração da Convenção: dois terços dos condôminos.
• Quórum necessário para alteração do Regulamento interno: Maioria simples* (50% + 1) dos presentes na

(*) O Código Civil não é claro quanto ao quórum para alteração do RI, mas segundo especialistas consultados, o documento pode ser alterado pela maioria simples dos presentes na assembleia, salvo disposição contrataria na Convenção.

• Sorteio de  vagas  de  garagem:  em  empreendimento  onde as vagas não são determinadas para os moradores, é fundamental que seja decidido como o sorteio será feito e qual a sua Para decidir esse critério, maioria simples.
• Procedimentos de segurança: decidir como será a entrada e saída no condomínio é fundamental para a segurança de todos, além de outros procedimentos básicos, como entregas no local e autorização da entrada de visitantes e prestadores de serviço. Quais dados serão coletados dos visitantes também devem ser decididos em Construtora, síndico, administradora, zelador ou gerente predial, conselho, subsíndico e comissões:

• Construtora/incorporadora: Constrói e vende o empreendimento. Deve oferecer aos compradores o chamado “manual do proprietário”, onde constam informações sobre o imóvel, como os materiais utilizados na construção e uma planta elétrica e hidráulica. Também é seu papel a confecção da “maleta do síndico”, com as notas fiscais dos equipamentos das áreas comuns do condomínio (como bombas e elevadores) e como deve ser feita a manutenção. Explicita também como deve ser feita a assistência técnica às áreas comuns, caso algo não esteja com defeito

• Síndico: Após eleito, é ele quem representa o condomínio em diversas esferas judiciais: civil, criminal, trabalhista, tributária e ambiental. Também deve conhecer os artigos do Código Civil que versam sobre a atividade. Seu principal papel no condomínio é ser um intermediador das demandas internas  e  necessidades dos condôminos, fornecedores e parceiros. É o síndico o principal responsável na construção de um ambiente com boa qualidade de vida no condomínio.               

• Administradora de condomínio: É uma empresa que presta serviços administrativos para  o  condomínio.  Sua  contratação é recorrente, pois administrar  um  condomínio,  mesmo  que de pequeno  porte,  envolve  muitos  pormenores.  Tanto  é  que a administração condominial é muito comparada a de uma empresa, graças à complexidade do seu dia-a-dia. Elabora itens como prestação de contas mensal, folha de pagamento, faz o gerenciamento contábil e financeiro e organiza assembleias Atende síndico e corpo diretivo, orientando com relação ao dia a dia do condomínio, atende condôminos e funcionários.

• Gerente predial ou Zelador: É o braço operacional do condomínio e do   síndico,   responsável   por   fazer   todas as engrenagens do local se moverem na cadência Acompanha o trabalho dos colaboradores do condomínio e o de prestadores de serviço, checa os equipamentos das áreas comuns e filtra as demandas de moradores, passando para o síndico aquelas que realmente dependem dele. Muitas vezes, o zelador ou gerente predial é considerado “os olhos e ouvidos do síndico”, uma vez que passa mais horas no condomínio, lidando com as pessoas, do que o síndico.

• Subsíndico e conselho: Ter alguém com quem dividir as responsabilidades da vida em condomínio é fundamental. A figura do conselho fiscal existe na lei e serve para colaborar com o síndico, principalmente nas questões relacionadas às contas do condomínio.

O papel do conselho é fiscalizar as contas do condomínio. Três pessoas podem compor o conselho, conforme preconiza o Código Civil. Os integrantes são escolhidos por votação em assembleia.

O que a Lei diz:

Novo Código Civil: “ Art. 1.356. Poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembleia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico.“

Dessa forma, a existência do conselho fiscal não é obrigatória por lei, mas se a convenção prever isso, torna-se obrigatória. O subsíndico pode existir em condomínios e deve atuar em conjunto com o síndico, auxiliando-o no que for necessário e quando solicitado. A figura do subsíndico, porém, não está descrita na lei, e geralmente há subsíndicos em condomínios cuja convenção faça menção ao cargo, principalmente em empreendimentos com diversas torres

• Comissões de moradores: Formar comissões de moradores no início da vida condominial é ótimo, pois integra os moradores,  dá mais transparência à gestão e ainda ajuda o síndico  em temas específicos. No momento da implantação, uma comissão de obras, aliada a um engenheiro que trabalhe com inspeção predial, podem vistoriar o prédio para saber se as áreas comuns estão de acordo com o que foi prometido no memorial descritivo. As comissões devem ser aprovadas em assembleia, com quórum simples (maioria dos presentes).

Há diversas leis que regem a vida em condomínio. As principais estão no Código Civil (2003), do artigo 1331 ao 1355. Há também a lei 4.591, de 1964. Como o novo Código Civil não abordou todos os temas da antiga lei, ela ainda serve como base para alguns assuntos.

Essas leis são federais e, portanto, devem ser obedecidas em todo o território nacional. Há leis estaduais e municipais que os condomínios também devem seguir. As últimas leis a que os condomínios devem obedecer são as suas próprias: a convenção e o regulamento interno. Importante destacar que regulamento interno e convenção não podem ir contra nenhuma lei, seja municipal, estadual ou federal.

Código Civil / Capítulo sobre Condomínios Lei 4.591, de 1964

Convenção e Regulamento Interno

A convenção geral do condomínio é o documento onde estão estipuladas regras que garantem a vida em condomínio. A convenção acerta desde como será feito o rateio das taxas condominiais, formas de cobrar a inadimplência, até as próprias regras de administração e convocação de assembleias e reuniões, por exemplo.

O documento é necessário para o condomínio começar a ser construído e, por isso, é desenvolvido pela construtora, sendo possível alterá-lo futuramente de acordo com os desejos dos moradores.

Dentro deste instrumento há, ainda, o Regulamento Interno, que abrange as regras de utilização das áreas comuns do edifício, na rotina do condomínio, e a conduta dos moradores, funcionários e visitantes.

Tanto o Regulamento Interno quanto a convenção podem, e devem, ser alterados futuramente. Mas para alteração da convenção, é necessária a aprovação de dois terços de todos os condôminos, uma votação expressiva em condomínios comuns. E Como dito anteriormente, para a alteração do regulamento interno é necessário quórum com maioria simples dos condôminos presentes na assembleia*.

(*) O Código Civil não é claro quanto ao quórum para alteração do RI, mas segundo especialistas consultados, o documento pode ser alterado pela maioria simples dos presentes na assembleia, salvo disposição contrataria na Convenção.

Geralmente a construtora dá cinco anos de garantia para vícios ocultos. São defeitos que só são descobertos com o tempo e com o uso do local. A garantia passa a valer ou depois do habite-se ou depois da entrega do condomínio, o que ocorrer por último. Problemas estruturais, de mais difíceis correções, podem ter prazo maior de garantia, e acabamentos, por ficarem mais expostos, durarem menos. É importantíssimo que o síndico se familiarize com as manutenções previstas pela construtora e faça as contratações das manutenções recomendadas a fim de preservar a garantia. Caso as mesmas não sejam executadas, o condomínio pode perder a garantia do local ou dos equipamentos em questão.

Com relação às unidades os condôminos devem consultar e seguir o que determina o manual do proprietário entregue pela construtora para assegurar as garantias previstas em lei.

A construtora entrega a documentação  completa para manutenção das áreas comuns e das unidades autônomas. Estas informações estão presentes no Manual do Proprietário entregue ao condômino e no Manual das Áreas Comuns entregue ao síndico.

Estes documentos devem nortear as ações e a utilização destas áreas.

O momento da implantação é também escolhido para a execução de diversas benfeitorias nas unidades privativas. Por isso é fundamental que o síndico acompanhe de perto essas alterações, para evitar a diminuição precoce da vida útil da edificação e manter a segurança de todos que ali habitam e trabalham. Em condomínios verticais, a NBR 16.280 da ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas) fala, principalmente, sobre a responsabilidade do síndico quando há uma reforma no local.

Por isso, todas as obras dentro das unidades devem ser aprovadas pelo síndico, ou pela construtora, caso a edificação ainda esteja na garantia. Se necessário, o síndico pode contar com um profissional (engenheiro ou arquiteto) contratado pelo condomínio para auxiliá-lo nas aprovações ou reprovações das reformas.

Apesar de pouco prática, a norma visa garantir a segurança e durabilidade da edificação. Dessa forma, qualquer projeto a ser executado dentro do empreendimento deve ter  sido  apresentado,  e ter recebido o aval do síndico ou da empresa.

A mesma norma pede que as obras contem sempre com um responsável técnico, seja engenheiro ou arquiteto, assinando as modificações com seu ART ou RRT. Dessa forma fica assegurado que as alterações feitas respeitam a edificação como um todo.

Outro ponto da norma refere-se aos prestadores de serviço da obra: os mesmos deverão ser cadastrados no condomínio. O morador deve fornecer dados como: empresa em que trabalha, nome completo, RG e período da permanência.

Veja abaixo temas aos quais o síndico deve prestar atenção especial:

Recrutar e treinar a mão de obra interna

Já com parte da burocracia vencida, é hora de recrutar os funcionários que  vão  trabalhar no  condomínio,  como  porteiros,  faxineiros  e zeladores, caso o local prefira ter funcionários próprios. Há também a possibilidade do empreendimento optar por mão de obra terceirizada.

Assim, caso um funcionário falte ou entre em férias, o síndico não precisa se preocupar com substituir o colaborador, uma vez que o posto deverá estar sempre coberto pela empresa em questão. Em ambos os casos, a administradora pode colaborar indicando empresas parceiras que prestem serviços compatíveis com aqueles procurados pelo condomínio.

Preservação da vocação do empreendimento

Outro ponto que o síndico deve sempre prestar atenção é quanto à vocação do condomínio. Isso quer dizer que, se o espaço é residencial, por exemplo, deve-se evitar qualquer iniciativa comercial mais ampla nos ambientes comuns do local.

Alteração de titularidade nas concessionárias

Após a entrega do condomínio, o síndico deve solicitar à administradora as providências referente a alteração de titularidade nas concessionárias e órgãos legais. Durante a obra, a titularidade está em nome da construtora/incorporadora e assim que o condomínio for instalado deve passar para o nome do condomínio.

Gestão de contratos

É extremamente importante ainda que o síndico tome cuidado com os contratos que serão feitos no longo prazo, como os de manutenção de elevadores, e até a contratação de mão de obra para reformas e construções mais demoradas. Nesses casos é importante verificar muitos detalhes, desde a boa reputação das empresas no mercado. Por isso, é importante que o síndico, apoiado em seu conselho consultivo, aposte em empresas parceiras confiáveis e não opte apenas pelo fornecedor com o melhor preço. A administradora também pode colaborar, oferecendo prestadores de serviços que já conhece e que sabe que trabalham bem.

Contratação de serviços diversos

Dependo do tamanho das áreas comuns, o síndico também será responsável por gerir os contratos com empresas que  explorem  o local, como os setores de lavanderia, limpeza, estacionamentos pagos, etc.. Toda a parte de  cotação  de  preços  e  de  contratação  deverá ser intermediada pelo síndico e conselheiros ou com a ajuda da administradora. A grande vantagem aqui é que existem ótimos serviços na internet que facilitam a verificação de preços cobrados.

Como controlar e gerir empresas que exploram as áreas comuns

A preferência é que sejam feitos contratos por um período mais curto, inicialmente, para que seja possível saber se o local está sendo gerido de forma adequada e se está sendo útil para a massa condominial. O síndico também deve ficar de olho ao término do contrato. Vale até discutir com os moradores, em assembleia, quais serviços estão sendo mais usados, e quais poderiam ser substituídos.

Mesmo que uma administradora seja um recurso bem-vindo para lidar com a gestão direta do condomínio, cuidando do planejamento financeiro, da contratação de funcionários e de outros detalhes da burocracia do condomínio, um síndico precisa ter boas noções de gestão.

Isso poderá até mesmo ser adquirido no contato com a administradora do condomínio, de onde você poderá obter muito conhecimento.

Mas, além disso, o síndico precisa ter excelente habilidade conciliadora, porque estará à frente de vizinhos que têm diferentes hábitos e visões de mundo, de forma que será necessário mediar os ajustes entre os moradores e não arranhar a satisfação coletiva do condomínio.

Seu foco deve ser o bom convívio e a manutenção, dentro do possível, dos relacionamentos, não só com os outros moradores, destes entre si, e de todos com os funcionários. Dentro da área condominial, o síndico precisa ser um líder, o que não significa mandar e desmandar, mas se colocar como um exemplo e servir a todos de maneira equânime.

Também deve lembrar que quem “manda” no condomínio são as decisões tomadas em assembleia e que essas devem ser cumpridas com o maior rigor possível.

Outro ponto positivo que o síndico deverá trazer é a boa organização, de modo que sempre lhe sobre tempo para atender eventuais desentendimentos, dar atenção para os funcionários, nunca perder documentos e estar presente em todas as assembleias.

Além disso, você deverá estar bastante atento à conservação das áreas comuns, e conservar o respeito às individualidades nas frações ideais de cada condômino, desde que se sejam respeitadas as regras harmonicamente estabelecidas na convenção.

Para um bom síndico, a comunicação deve ser uma prioridade. Por isso, organizar esse lado da gestão é fundamental. Ter um horário por semana ou a cada 15 dias, no máximo, para conversar com os moradores ajuda a manter a sua gestão transparente. Oferecer outros canais, como e-mail ou uma plataforma online, também ajuda a canalizar solicitações e sugestões. É importante, porém, responder a quem escreve.

O período de implantação em condomínios costuma exigir bastante do síndico, uma vez que todos os moradores são novos e ainda não estarão familiarizados com as regras do local, além de terem que lidar com mudança, reformas, etc.

As demandas e problemas costumam ser bastante comuns nesse período. Por isso, é fundamental que o síndico conte com um suporte adequado. Com o auxílio de uma administradora, o gestor pode focar sua atenção no relacionamento com os outros moradores, mas sem deixar de acompanhar o trabalho da administradora.